Ligação de uma base de dados em Excel para o Word

[rebelonuno]

Bom dia,
Tenho um projeto em mãos, mas não sei se é possível fazer, que é o seguinte:
Tenho um cliente com um escritório de contabilidade com cerca de 100 clientes, os dados destes clientes encontram-se todos numa ficha em Excel com vários campos (Bilhete de Identidade/Cartão de Cidadão; NIF; Nome; Apelido; data de nascimento; Morada, etc), e o que ele pretende é, sempre que ele vai fazer um documento (por exemplo uma auditoria)em Word, aparecer lá um botão/filtro com ligação à ficha em Excel, e sempre que ele coloca o NIF do cliente, de seguida aparecer lá os dados todo do cliente que constam na base de dados. Faço-me entender? Será possível fazer isto? Alguém me pode ajudar?

Obrigado.
Cumprimentos.

[nioxys]

Olá

Pelo que percebi tu queres ter vários modelos de documentos que sejam preenchidos, em certos pontos, de forma automática recorrendo à "base dados" que tens em Excel, sendo que queres fazer também um filtro, ou seja, queres procurar um determinado cliente pelo NIF, por exemplo, fazendo então com que apareçam no documento os dados desse cliente.

Existem várias formas de o fazer, com diversos graus de complexidade. Vou deixar aqui um exemplo muito simples, recorrendo apenas ao recursos básicos do Word, que penso que vai de encontro ao que tu queres, caso contrário pode ser que se arranje outra solução, ou não.

O ficheiro Excel que tens tem de estar formatado da seguinte forma,

- na primeira linha, e em cada coluna, deve estar o título do campo, ou seja, Nome, Morada, Contacto, NIF, etc;

Partindo do princípio que o teu documento Excel está desta forma fazes o seguinte,

- Crias um documento em Word;

- Depois vais ao separador Mailings e clicas em Seleccionar Destinatários, escolhes a opção Utilizar Lista Existente;

- Na janela que se abre navegas até ao directório onde se encontra o ficheiro Excel e seleccionas o mesmo e clicas em Abrir;

- Abrir-se-à uma nova janela onde deves escolher a folha onde se encontra a tabela com os dados;

- Posto isto falta inserir os campos que serão preenchidos através da base dados.

Exemplo do meu documento,

Citar:NIF:
Notifica-se o Sr. (a) com residência em cujo contacto é que será alvo de uma auditoria no dia xx/xx/xxxx.

Neste texto eu vou inserir os campos onde eu quero que apareçam os dados do cliente, para o fazeres colocas o cursor no local onde queres que o dado desse campo apareça e no separador Mailings clicas em Inserir campo de Impressão em Série, se reparares o Word carrega automaticamente os títulos da tua tabela, são estes campos que vamos utilizar. Repetes o processo para os campos que achares necessários no documento em questão.

O texto depois da inserção dos campos fica assim,

Citar:NIF: «NIF»
Notifica-se o Sr. (a) «Nome» com residência em «Morada» cujo contacto é «Contacto» que será alvo de uma auditoria no dia xx/xx/xxxx.

Eu inseri o campo NIF, Nome, Morada, Contacto nos respectivos lugares.

Agora no separador Mailings clicas em Pré-visulaizar Resultados e verás que o Word carregou os dados de um determinado cliente, que pode ou não ser aquele que tu queres. Para procurar um cliente pelo NIF, por exemplo, fazes o seguinte,

- Ainda no separador Mailings clicas em Localizar Destinatário, inseres o NIF e clicas em Localizar, neste momento o Word apresenta o documento referente a esse cliente.

Guardas o documento como Auditorias, por exemplo, e sempre que abrires basta clicares em Localizar Destinatário inserir o dado pelo qual queres filtrar e clicar em Localizar. Depois disto basta imprimir.

Podes criar vários documentos Word como modelo, referentes a uma determinada função, Auditoria, Dados Cliente, Cartas Rescisão, etc e segues estes passos para fazer a ligação ao ficheiro Excel e para inserir os campos. Depois em cada um deles tens apenas de localizar o cliente pelo NIF, ou por outro dado qualquer.

Deixo aqui o link para fazeres download do ficheiro com este exemplo.

Modelo Exemplo - Download

[rebelonuno]

Bom dia,
Fiz todos os passos que disse e inclusivé segui o seu exemplo, mas não estou a conseguir, no fim não consegui fazer a "ligação" correta da base de dados (excel) para o documento (word). Posso lhe enviar por email a base de dados e o documento, de forma a que me possa ajudar? Pode ser? Obrigado. Cumprimentos.

[nioxys]

Sim, podes enviar.
Mas só posso tratar disso amanhã.

[rebelonuno]

Bom dia novamente,
Ok muito obrigado. Acabei agora mesmo de lhe enviar por email os respetivos ficheiros. Depois amanhã pode dizer-me algo?
Obrigado

Cumprimentos.

[nioxys]

Já vi os ficheiros que enviaste e a ligação ao ficheiro de dados não estava feita.

Deixo aqui uma imagem com os passos que deves seguir Word 2007/2010. Não sei que versão estás a usar, se for diferente diz, posso tentar adaptar os passos a outra versão.

Ver Imagem

[rebelonuno]

Boa tarde,
Já recebi e já funciona e já percebi como se faz.

Muito obrigado.
Cumprimentos.

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Boa tarde novamente,
Afinal falta-me só uma coisa, ou seja, nesse mesmo ficheiro em Word que lhe enviei, preciso de identificar 5 indivíduos com NIF's diferentes, mas o problema que está a acontecer, é que não consigo diferenciar entre cada indíviduo, ou seja, os 5 índividuos são os mesmos. Faço-me entender? Como consigo fazer essa distinção? Cumprimentos e obrigado.

[rebelonuno]

Bom dia,
Ora bem, o que pretendo é no mesmo documento em Word, referenciar 5 indivíduos diferentes, mas o problema é que sempre que identifico uma pessoa os restantes 4 aparecem com a identificação igual ao do primeiro. Faço-me entender? Existe alguma forma de diferencia-los?

Cumprimentos e Obrigado.

[nioxys]

O Word "lê" o ficheiro Excel e carrega para cada folha um dos itens da tabela, ou seja, em cada folha do documento Word está apenas um item.
Quando pesquisas por um item, ou indivíduo, o Word avança ou recua nas páginas para mostrar esse item.
Queres imprimir 5 registos diferentes, mas estás a dizer que aparecem todos iguais?
O que queres dizer quando dizes "referenciar"?
Coloca aqui os passos do que fazes, desculpa mas estou a ter alguma dificuldade em perceber o que estás a fazer.

[rebelonuno]

Bom dia novamente,
Enviei-lhe para o seu email os documentos, cujo no documento em word tem lá uma pequena explicação. Pode ir lá ver sff? Será depois possível resolver a situação? Obrigado.

Cumprimentos.